1. Responsable du traitement
L'association ESN HELMo, association de fait étudiante, est responsable du traitement des données personnelles collectées dans le cadre de ses activités.
Contact : esnhelmo@esnbelgium.org
2. Données personnelles collectées
Etudiants Erasmus
- Nom
- Prénom
- Adresse e-mail
- Numéro de téléphone
- Photographies (photos et vidéos de groupe lors d'événements)
(Futurs) membres de l'association
- Nom
- Prénom
- Adresse e-mail
- Numéro de téléphone
- Adresse postale
- Curriculum vitae (CV)
- Cursus académique
- Photographies (photos et vidéos individuelles et de groupe)
3. Finalités du traitement
Les données personnelles sont collectées uniquement pour les finalités suivantes :
- Gestion des membres de l'association
- Organisation et gestion des événements
- Communication interne et externe
- Envoi de newsletters et informations
- Gestion de groupes de communication (ex : WhatsApp)
4. Base légale du traitement
Les traitements sont fondés sur :
- Le consentement de la personne concernée
- L'intérêt légitime de l'association pour l'organisation de ses activités
5. Outils et sous-traitants
Les données peuvent être traitées via les outils suivants :
- Odoo (gestion des événements)
- Google Forms (collecte des données)
- Google Drive (stockage interne)
- Gmail (communication)
- Instagram & TikTok (communication et publications)
- SumUp (prestataire de paiement)
- Site internet de l'association
Ces services sont conformes au RGPD et appliquent des mesures de protection appropriées.
6. Durée de conservation
- Données des étudiants Erasmus : jusqu'à la fin de l'année académique concernée
- Données des membres et candidats : maximum 2 ans après la fin de leur mandat
- Photos et vidéos : conservées tant qu'elles sont utilisées à des fins de communication de l'association
7. Destinataires des données
Les données sont accessibles uniquement :
- aux membres du comité de l'association
- aux prestataires techniques strictement nécessaires
Les données ne sont jamais vendues ni transmises à des tiers non autorisés.
8. Droits des personnes concernées
Conformément au RGPD, chaque personne dispose des droits suivants :
- Droit d'accès
- Droit de rectification
- Droit à l'effacement
- Droit à la limitation du traitement
- Droit d'opposition
Pour exercer ces droits : esnhelmo@esnbelgium.org
9. Sécurité des données
L'association met en place des mesures de sécurité adaptées :
- Accès restreint aux données
- Comptes protégés par mot de passe
- Accès limité aux membres autorisés
10. Modification de la politique
Cette politique peut être mise à jour à tout moment afin de rester conforme à la législation en vigueur.